本記事では、退職意思をメールで伝えても全く問題ないことや、実際に使えるメール例文をメインに紹介していきます。
「退職意思をメールで伝えても良いのかわからず不安」「メールのテンプレートがあれば知りたい」という人はぜひ参考にしてみてください。
また、記事の後半では、メールで伝えることも難しい状況にある人やメールで伝えても退職できなかった人におすすめの退職方法として退職代行サービスについても触れています。
最後までご覧いただくことで、現在退職に関する懸念があるという人もスムーズな退職のヒントを掴むことができるでしょう。
結論：退職意思はメールで問題なし！
結論からいえば、退職意思をメールで伝えても法律的に全く問題はありません。
退職は退職意思を申し出てから一定期間を経て法律的に効果が生じることが民法に定められていますが、退職意思の提示方法について直接対面で退職意思を伝えなければならないなど、具体的に定められていません。
そのためメールで退職意思を会社側に伝えても法律的に問題はないのです。
たしかに社会的なマナーを考えると直接退職意思を伝えるというのが一番ですが、職場環境や上司との人間関係が原因で直接伝えることが難しいというケースもあります。
ただ、職場によってはメールで退職意思を伝えても受け入れてもらえない場合もあります。
現在も「退職意思は直接伝えるべき」という風潮があることも事実ですので、メール文面は可能な限り丁寧に作成し細心の注意を払うことで、受け取ってもらう可能性を高めることができるでしょう。
また、退職意思をメールで伝えたのに返信がなく明らかに無視されている、出社しろと脅されているなどの場合には、退職代行サービスを利用するという選択肢もあります。
退職代行サービスを利用すれば、退職代行サービス事業者を介して会社とのやりとりを行うことになるため、メールで退職意思を送付しようと考えている人が今抱えている悩みをすべて解決することができるでしょう。
退職代行サービスの活用については後半で紹介していますので、気になる人は併せて確認してみてください。
【使えるメール例文４選】状況別のテンプレートまとめ
上記では、メールで退職意思を伝えても法律的には問題ないことについて解説しました。
一方で、実際に直属の上司宛てにメールで退職意思を伝える場合、どのような内容を記載すれば良いのかわからないという人もいるかと思います。
そこで、ここでは実際に使えるテンプレートとしてメール例文をケース別に紹介していきます。
そのまま貼り付けて必要箇所を記入するだけで使用可能ですので、ぜひ参考にしてみてください。
退職意思を伝える前段階のメールテンプレ
まずは退職意思を伝える前段階として、①面談アポをとるためのメール例文、②業務状況確認のためのメール例文の２つをそれぞれご紹介していきます。
退職意思を伝える場合、まず直属の上司へ伝えるというのが一般的です。
直属の上司を飛ばして他の上司へ先に退職意思を伝えてしまった場合、直属の上司がそれを把握できていないことがトラブルの元になって退職手続きにも悪影響を及ぼす可能性がありますので、注意しましょう。
①面談アポをとるためのメール例文
退職意思をいきなり伝えるのではなく、まずは面談という形で上司に時間を作ってもらい、別室で相談するためのアポをとりましょう。
直接面談のアポを取れるのであれば良いですが、出張や会議などでなかなか時間の調整ができないという場合には、メールでアポを取ることも可能です。
メール送付の段階では退職に関する面談であることは記載せず、面談時に直接伝えると良いでしょう。
＜メール例文＞
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件名：面談に関するご相談
本文：〇〇様（または役職）
お疲れ様です。〇〇です。お忙しいことと存じますが、折り入ってご相談させていただきたいことがありご連絡いたしました。
お時間としては３０分ほどかと存じます。
私は〇月〇日（〇）〇時以降でしたらいつでも構いませんので、ご都合の良い日程についてお知らせいただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
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②業務状況確認のためのメール例文
さまざまな理由から面談をすることが難しい状況にあるという場合には、上記のような面談のアポ取りのメールではなく、退職準備を進める意味で自身の業務状況を確認してもらうメールを送付しましょう。
一般的な流れとしては面談後に送るメール例文ではありますが、やむを得ない状況であれば面談に関するアポ取りメールを飛ばして送ることも考えられます。
下記のメール例文を参考に送付しあらかじめ自身の業務範囲や状況を提出しておくことで、後々引き継ぎ資料を作成する必要がなくなるほか、即日退職した際に起こりやすいトラブルである「退職者しか知らないのに引き継ぎがなく、業務に支障をきたしている」という事態も避けることができます。
＜メール例文＞
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件名：担当業務の進捗状況と確認事項に関して
本文：〇〇様（または役職）
お疲れ様です。〇〇です。
現在の私の担当業務につきまして、進捗状況と確認事項を添付の資料にまとめております。
大変お手数ではございますが内容についてご確認いただき、不備不足などございましたらご教示いただけませんでしょうか。
お忙しいところ恐れ入ります。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
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退職意思を伝えるメールテンプレ
続いて、退職意思を伝えるメールの例文を紹介していきます。
冒頭でも伝えていますが、法律上問題ないとはいえ一般的にメールで退職意思を伝えるというのはマナー違反と捉えられることが多いため、メール文面は細部まで配慮を忘れないようにしましょう。
①退職意思のみ
退職意思を伝えるメールでは、退職意思が固まっていることを強調して退職の許可をもらう必要があります。また、退職理由としてどのようなものを書くとしても、上司を納得させるような理由であることが大切です。
今回のメール例文では「家族の介護」を例に挙げていますが、上司を納得させる退職理由としては下記も考えられます。
・起業する
・違う職種への挑戦
・海外留学
・家業を継ぐ
・回復の見込めない体調不良
上司を納得させる退職理由については、下記の記事でもまとめていますので不安な人はぜひご覧ください。
▶最強の退職理由８選！引き止められたくなかったらこれを使え！
＜メール例文＞
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件名：退職のお願い
本文：〇〇様（または役職）
お疲れ様です。〇〇です。
誠に勝手ながら、私〇〇は〇月〇日（〇）を持ちまして退職したくご連絡いたしました。
家族の介護により地元へ戻る必要があることに加えてフルタイムでの勤務が難しくなるため、介護に合わせた時間帯で勤務できる仕事への転職を考えております。
〇〇様にはこれまで業務に関してさまざまご教示いただき、大変お世話になりました。
このような形で突然のご連絡となってしまったこと、そして本来であれば直接お会いしてお話すべきところ、メールでのご連絡となってしまったこと、大変申し訳ございません。
お忙しいところご迷惑をおかけいたしますが退職の許可をいただきたく、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
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②退職意思＋出社が難しい
これまでのメール例文は、どの場合であっても退職手続きや引き継ぎを行うために送信日以降も結局出社することになります。
ただし、退職意思を伝えるだけでなく、これ以降出社しないことを伝えるメールを送った場合には即日退職扱いになります。
＜メール例文＞
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件名：退職のお願い
本文：〇〇様（または役職）
お疲れ様です。〇〇です。
誠に勝手ながら、私〇〇は〇月〇日（〇）を持ちまして退職したくご連絡いたしました。
持病の悪化により先日検査を受けたところ、医師の診断として長期的な治療が必要とのことで、この度退職を決意いたしました。
本来であれば直接お会いしてお話すべきところ、現在入院中のためメールでのご連絡となってしまったこと、大変申し訳ございません。
また、本日以降も出社が困難である点についてもご理解いただけますと幸いです。
お忙しいところご迷惑をおかけいたしますが退職の許可をいただきたく、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
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メールで認めてもらえないときは退職代行サービスの利用も！
メールで退職意思を伝えても認めてもらえなかったり、メールに返信がなかったりした場合でも、絶対に出社せずに即日退職したいのであれば、退職代行サービスを利用するという選択肢があります。
退職代行サービスを利用すれば、退職代行サービス事業者が退職希望者の代わりに会社へ退職意思を伝えるため自分で上司に連絡する必要がないほか、会社へ連絡した日以降出社することもありません。
直接退職意思を伝えるのが難しいと感じるような職場環境の場合、退職手続きのために出社したり上司とやりとりしたりすること自体が精神的なストレスとなってしまいます。
そういったストレスを出来る限り排除して、スムーズに退職まで導くことができる唯一の手段が、退職代行サービスです。
また、退職代行サービスは退職に関する知見が豊富にあるため、退職手続きを自分で進められるか不安という人であっても、適切なアドバイスを受けることができます。
ただし退職代行サービスにも種類があり、運営元や価格によって退職代行サービス事業者の対応範囲も異なっています。
利用前にホームページや口コミの情報を比較して、詐欺まがいの退職代行サービス事業者に依頼することがないよう注意する必要があります。
退職代行サービスを利用した場合の流れや、退職代行サービスの利用によって退職希望者にどのようなメリットがあるのかについては下記の記事でも紹介していますので、今退職に関する悩みを抱えている人はぜひ詳細を確認してみてください。
▶【退職代行とは】流れとメリットを図解で解説！信頼できる退職代行とは
退職メールを送るときの注意点
上記では退職に関わるメール例文を紹介してきましたが、ここでは退職メールを送る際に注意したいポイントについて解説していきます。
メールで退職意思を伝えた際に、できるだけ円満かつスムーズに退職手続きを進めてもらうためにも下記の点には注意するようにしましょう。
退職予定日のギリギリに送らないようにする
退職には必要な手続きがさまざまあるほか、業務の引き継ぎなども行うことになります。希望する退職日のギリギリに送ってしまうと担当者のスケジュールの調整が大変になってしまい会社に迷惑をかけてしまうことになります。
引き継ぎの時間などを考えると約1ヵ月前までには送っておいた方が良いですが、会社の就業規定によってはもっと早い段階で申告するよう設定されていることもありますので、その場合には就業規則に従うようにしましょう。
丁寧な文章を意識する
メール例文の部分でも触れていますが、「退職意思は対面で伝えるべき」という風潮が現在も残っているのは事実です。
また、メール文面だと表情が見えないためどことなく素っ気ない印象を受けてしまうというのもあり、退職意思をメールで送付する際には対面よりもさらに丁寧な文章になるよう心がける必要があります。
メールで連絡することになった理由を伝える
上司が退職意思をメールで受け取った際、真っ先に疑問を抱くのは「なぜメールで伝えてきたのか」という点でしょう。その理由について簡単に説明しておくことで、上司も理解を示しやすくなります。
またその際、「本来対面で伝えるべきことをメールで伝えていることへの申し訳なさ」を伝えておくと、上司にもさらに事情が伝わりやすくなるでしょう。
【例文あり】退職意思はメールで伝えろ！テンプレでサクっと作成、まとめ
本記事では、退職意思をメールで伝えることは法律的に全く問題がないことからはじまり、段階別のメール例文テンプレートやメールを認めてもらえない場合に効果的な退職代行サービス、退職メール送付に関する注意点について解説してきました。
繰り返しにはなりますが、退職意思をメールで伝えることは法的に何ら問題ありません。
ただ、退職意思は直接伝えることが一般的であるため、職場によってはメールに返信をしない、出社を要求してくる、などメールだけで退職することを認めてくれない場合もあります。
そのような場合に活用できるのが、退職代行サービスです。
退職代行サービスを利用すれば、退職代行サービス事業者が間に入るため上司や会社とのやりとりを直接行う必要がないほか、出社せずに即日退職することができます。
今退職に関して悩んでいる人は、その間にも精神的にダメージを受けている可能性があります。退職代行サービスの利用も視野に入れながら、できるだけ早く、スムーズに退職を叶えられることを祈っています。
退職代行とは。またその利用方法
退職代行とは、自分で「辞めたい」と言えない場合や、会社への要望を代弁して欲しい場合などに、会社へ行くことなく職場の人と誰とも会わないで退職手続きをすることができる退職の代行サービスです。
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